Réduire ses coûts immobiliers et soutenir sa marque employeur

Les dernières années ont été marquées par une combinaison difficile de crises sanitaires, économiques et géopolitiques, entrecoupées de pressions sociales et environnementales considérables. La quatrième révolution industrielle, l’évolution des attentes des travailleurs et consommateurs, ainsi que l’urgente nécessité d’une transition écologique et énergétique sont autant de transformations qui ont un impact significatif sur le marché du travail mondial et les trajectoires économiques. Face à la volatilité croissante sur le plan géopolitique et à l’incertitude économique, les entreprises doivent plus que jamais faire preuve de résilience.

Conséquence, les entreprises accordent une importance prépondérante à la résilience plutôt qu’à l’efficacité économique. En effet, elles se doivent d’être agiles pour s’adapter rapidement dans le contexte actuel. Dans cette optique, leurs parcs immobiliers restent un enjeu crucial car les entreprises sont confrontées à une concurrence accrue pour attirer les talents. Il est essentiel de développer une marque employeur solide afin d’attirer de jeunes talents, fidéliser les salariés et renforcer le sentiment d’appartenance à l’entreprise propice à l’engagement. Au cours des deux dernières années, l’environnement de travail est devenu un atout majeur pour développer la marque employeur. Il a été utilisé comme un levier de transformation par de nombreuses organisations qui ont réussi non seulement à maîtriser leurs coûts immobiliers mais aussi à accélérer leur démarche ESG.

Les enjeux d’une « marque employeur » forte

La marque employeur c’est tout ce qui fait la réputation d’une entreprise : vis-à-vis de ses collaborateurs, des écoles, des cabinets de recrutement et de ses clients. Elle repose sur la promotion de ses valeurs, de sa culture et de sa vision d’entreprise auprès des différents publics et plus particulièrement les talents qualifiés qu’elle cherche à attirer.

Une marque employeur forte est un enjeu croissant, car les salariés d’aujourd’hui privilégient un meilleur équilibre entre leur vie professionnelle et leur vie personnelle. Ils seront donc plus attentifs aux critères tels que le bien-être au travail et les valeurs véhiculées par l’entreprise. De plus, investir dans sa marque employeur permet également de réduire les coûts de recrutement. Une récente étude menée par LinkedIn a montré qu’une marque employeur forte peut réduire les coûts de recrutement d’une entreprise de près de 50%. De plus, cela améliore la qualité du recrutement grâce à un plus grand nombre de candidatures spontanées de la part de candidats partageant les valeurs et la vision de l’entreprise.

Par ailleurs, l’organisation en mode « entreprise ouverte » s’est largement répandu et les entreprises intègrent dans leurs effectifs des travailleurs occasionnels tels que des indépendants, des sous-traitants, des co-traitants, pour répondre à leurs besoins en ressources. La gestion des espaces de travail doit ainsi relever plusieurs défis pour les entreprises, car cela modifie les dynamiques traditionnelles de travail et nécessite des adaptations constantes. L’intégration de salariés plus nomades et de ces ressources externes est un enjeu important dans le développement d’une marque employeur forte. Les personnes ne sont plus assises toute une journée derrière un poste de travail, mais amenées à collaborer que ce soit en présentiel ou en mode hybride. Les espaces doivent donc être conçus pour satisfaire les différents usages de manière instantanée et confortable, que ce soit pour les individus internes ou externes.

Parmi les outils à la main des entreprises pour développer une marque employeur forte il y a principalement les axes de travail suivants :

  • Développer une culture d’entreprise positive et engageante, qui favorise sociabilisation, collaboration, créativité et épanouissement professionnel des personnes,
  • Développer les opportunités de développement professionnel et permettre aux salariés d’évoluer et d’acquérir de nouvelles compétences,
  • Être compétitif au niveau du package salarial et des avantages sociaux,
  • Disposer d’un environnement de travail stimulant, moderne et bien équipé au niveau technologique, propice à la cohésion et au travail en équipe,
  • Mettre en place une politique RH qui reconnaît l’importance de concilier vie professionnelle et vie privée (horaires de travail flexibles, télétravail, …),

Ces leviers visent à créer une expérience positive pour les employés et sont essentiels pour construire une marque employeur forte qui attire et fidélise les meilleurs talents. Selon une enquête réalisée par Randstad 35 % des salariés interrogés accordent la même importance au salaire et à l’équilibre vie professionnelle et personnelle, et 94 % d’entre eux comparent les deux aspects avant de choisir d’occuper un poste lors d’une recherche d’emploi.

Par ailleurs les coûts directs et indirects associés au désengagement, peut être significatif. Dans son étude IBET© 2023 Mozart Consulting 1évalue le coût du désengagement moyen annuel à 13 250€ par salarié, et pourrait représenter jusqu’à 34% du salaire d’un salarié, si l’on considère différents facteurs tels que les coûts les dépenses de recrutement et de formation, la baisse de productivité pendant la transition, la perte de connaissances et d’expertise, les coûts liés à la baisse de qualité du travail, ainsi que d’autres facteurs liés au moral et à l’efficacité de l’entreprise. Selon Maëlezig Bigi, chercheuse affiliée au Centre d’études de l’emploi et du travail (CEET), les mauvaises conditions de travail ont entraîné un coût de 11,7 milliards d’euros pour les prestations de l’Assurance-maladie. Les indemnités journalières pour maladie par salarié ont augmenté de 12 % en dix ans, d’après la Caisse nationale d’assurance-maladie. Aussi pour éviter ces problèmes, les entreprises doivent adopter des politiques et des pratiques favorisant un environnement de travail sain, cela inclut des conditions de travail sûres et confortables.

Il a donc fort à parier que les organisations qui font preuve de résilience et d’empathie face aux attentes de leurs salariés sont susceptibles d’être considérées comme des employeurs de premier plan. En effet en investissant dans sa marque employeur, les entreprises installent des conditions attractives et stimulantes pour leurs salariés qui peuvent ainsi s’épanouir et s’engager pleinement dans la réussite de l’entreprise.

Concilier Marque employeur forte avec réduction des m²

Les années post pandémie ont largement favorisé le développement des solutions de travail flexibles notamment grâce à l’accroissement du télétravail. Les entreprises ont exploité l’opportunité d’optimiser et réduire leurs surfaces ce qui a permis de réduire dans un même temps de réduire leurs émissions de carbone et ainsi leur empreinte immobilière. Ceci a contribué à renforcer également leur image de marque auprès des jeunes talents aujourd’hui très sensibles aux enjeux environnementaux

Cependant cette réduction de surfaces a été très souvent contrebalancée par le choix d’offrir des espaces de travail plus modernes et fonctionnels aux salariés. Ainsi la plupart des entreprises ont investi dans leurs espaces de travail pour les rendre agréables et efficaces, de manière à réduire le stress et favoriser la productivité, avec l’objectif principal d’améliorer la santé de leurs collaborateurs et compenser des situations de travail en télétravail très inégales. Partant du postulat que les employés sont plus susceptibles d’être productifs et engagés lorsqu’ils reviennent dans un environnement de travail de qualité qui répond à tous leurs besoins.

Ainsi réduire ses m², au-delà de la seule logique de réduction des coûts immobiliers s’avère être une stratégie gagnante pour les entreprises qui font le choix d’explorer les différentes possibilités d’utilisation de leurs surfaces immobilières. Pour cela il est important de réfléchir au juste équilibre entre réduction des mètres carrés et satisfaction des employés. Les enjeux dépassant le seul objectif financier, un projet d’optimisation de surfaces qui s’attache à soutenir la marque employeur nécessite de mettre en place une démarche projet qui implique les collaborateurs. Leur participation permettant de comprendre les attentes et les usages pour mieux y répondre spatialement. Par ailleurs, la plupart des entreprises qui ont fait le pari de réduire leurs surfaces ont cherché également une localisation plus stratégique pour leurs futurs recrutements ou à minima retenu un environnement offrant des services de proximité et une plus grande accessibilité.

Environnement de travail agile et santé des salariés

Aujourd’hui l’aménagement des bureaux doit permettre de concilier qualité de vie au travail et optimisation de l’occupation des mètres carrés de l’entreprise. Pour cela les concepts d’aménagement flexibles ou a mix-usages visant à répondre aux besoins variés des collaborateurs ont été déployés. Ces concepts « agiles », basés sur le principe du flex office, qui consistent à permettre aux employés de choisir leur position de travail au gré de leurs besoins, peut avoir un impact significatif sur la santé au travail.  

En effet offrir aux salariés la possibilité de travailler dans différents espaces en fonction de leurs préférences et de leurs tâches, favorise autonomie, responsabilisation et mobilité. Cependant, pour garantir une bonne santé au travail dans ces espaces « flex » il est nécessaire d’intégrer à la démarche différents facteurs.

Tout d’abord une attention particulière doit être accordée à la qualité ergonomique des espaces et postures de travail de manière à répondre qualitativement aux usages auxquels ils sont destinés. En créant des espaces de travail ergonomiques, les entreprises peuvent prévenir les problèmes de santé (tels que les douleurs de dos, tensions musculaires, problèmes de vue).

En effet, ces nouveaux espaces sont une réponse au fléau du 21eme siècle, qu’est la « sédentarité tertiaire » ; enjeu majeur de santé publique des prochaines années (problèmes cardiovasculaires, troubles musculosquelettiques, problèmes de santé mentale…). Pour contrer les effets négatifs de la sédentarité, il est essentiel pour les entreprises de mettre en œuvre des initiatives pour encourager un mode de vie plus actif au sein de l’environnement de travail. Or un aménagement agile peut contribuer à lutter contre la sédentarité des salariés car il offre un environnement plus dynamique qui favorise une variété de postures pour satisfaire les différentes activités des salariés.

Notamment :

  • Une variété de situations de travail tels que des postes de travail traditionnels, des postes réglables en hauteur, des zones de collaboration diversifiées (formelles, informelles, collaboratives), des espaces de détente et de convivialité, etc. Cela donne aux employés la possibilité de choisir l’endroit qui convient le mieux à leur tâche, favorisant ainsi la mobilité et l’activité physique.
  • Une variété de postures physiques et notamment des postures assis-debout qui permettent aux employés de travailler en position assise ou debout. Cela encourage le changement de posture tout au long de la journée, réduisant ainsi la sédentarité.
  • Une diversité de lieux de travail qui favorise la mobilité des salariés. La flexibilité dans le choix de l’espace de travail peut contribuer à réduire le stress lié à l’environnement de travail. Les employés ayant la possibilité de s’installer dans des endroits calmes s’ils ont besoin de concentration, ou dans des espaces plus collaboratifs s’ils travaillent sur des projets d’équipe. Cette variété d’environnements peut aider à créer un lieu de travail plus adapté aux besoins individuels, contribuant ainsi à la santé mentale des employés.

2ACMS-Astuces pour lutter contre la sédentarité au travail

Par ailleurs, favoriser la mobilité et la diversité des espaces contribue à améliorer la collaboration et la communication au sein de l’entreprise. Ce qui nécessite de réfléchir de façon plus précise aux logiques de proximités fonctionnelles au sein de l’organisation et aux interactions et synergies à prioriser. En effet selon la façon dont les espaces de réunion, espaces informels, zones collaboratives, etc. sont organisés cela induit des interactions multiples plus ou moins fréquentes qui renforcent les liens dans les équipes et contribuent ou pas à un environnement de travail positif et dynamique.

L’étude récente réalisée en 2022 par Manpower 3, présentant les 20 grandes tendances d’un monde du travail en pleine révolution, suggèrent également que la diversité, l’équité et l’inclusion au travail sont particulièrement importantes pour la génération Z dont près de 32 % sont insatisfaits des progrès réalisés par leur entreprise dans la création d’environnement de travail diversifié et inclusif. L’impact de ces aménagements agiles est donc significatif sur la perception du bien être au travail car il stimule la dynamique de changement.

Cependant, il est crucial de prendre en compte les aspects liés aux différentes activités des salariés et à l’intégration ergonomique du travail hybride pour tirer pleinement avantage de ces aménagements.

Enfin, il faut une intégration pertinente des nouvelles technologies et des outils de communication. Il est essentiel de proposer des infrastructures et des équipements individuels et collectifs adaptés aux besoins des collaborateurs. Cela inclut des connexions internet rapides, des espaces de réunion bien équipés et des outils de collaboration hybrides maîtrisés. De plus les offres des bailleurs intègrent également dans leurs nouveaux programmes bâtiments des technologies et applications qui contribuent à une utilisation plus efficace de la ressource immobilière tout en étant plus respectueux de l’environnement.

Cependant, il est important de noter que la mise en place d’un environnement agile doit être soigneusement planifié pour relever les défis liés à la gestion des espaces, à la collaboration à distance, etc.. De même, ces nouveaux aménagements sont étroitement liés à la politique de travail à distance de l’entreprise. Celle-ci prévoyant les conditions optimales de travail à partir d’autres endroits que le bureau principal, tels que les espaces de coworking ou le domicile. Cette flexibilité de l’espace, souvent associée à une flexibilité des horaires de travail, permet aux salariés de mieux équilibrer leur vie professionnelle et personnelle, ce qui peut avoir des effets très positifs sur la santé en réduisant le stress lié aux contraintes horaires rigides et aux déplacements.

Néanmoins la transition vers ce nouveau concept peut être un changement majeur pour les salariés habitués à des bureaux attribués. Aussi les entreprises doivent accompagner efficacement le processus de changement et communiquer clairement sur les avantages et les objectifs liés au flex office. Il faut aider les salariés à s’adapter à ce nouveau mode de travail car ces concepts d’environnement de travail peuvent parfois entraîner un sentiment de dispersion physique et relationnelle qui peut affecter la cohésion des équipes et la culture d’entreprise. D’autant plus que les salariés invités à s’exprimer sur ce qui les motive à retourner au bureau citent en premier lieu le lien social puis le travail collaboratif (respectivement 41ù et 23 % en France – étude Manpowergroup 2023 4).

Car bien que le télétravail soit très apprécié les salariés, il peut néanmoins entraîner des problèmes de bien-être liés à l’isolement, à la surcharge de travail liées à des difficultés à se déconnecter ou à l’absence de limites claires entre vie professionnelle et vie personnelle. Or cela n’est pas toujours accompagné par des formations professionnelles ou démarches d’accompagnement personnel.

D’autant plus que les technologies évoluant rapidement, les salariés apprécient les opportunités de formation continue et de développement professionnel. Il faut donc travailler sur des politiques visant à mettre en place les outils et dispositifs pour cultiver le sentiment d’appartenance, encourager la collaboration et assurer une communication transparente, même lorsque les troupes travaillent en grande partie à distance.

Les politiques RH actuelles, encore très liées aux avantages sociaux, à la gestion du temps, aux déplacements professionnels, etc., doivent être révisées pour s’adapter aux nouvelles organisations du travail et tenir compte des différents besoins des employés travaillant dans un environnement flexible. Cela induit de mettre en place des mécanismes de gestion basés sur la définition claire d’objectifs mesurables, et d’évaluation plus axées sur les résultats plutôt que sur la présence physique. Ainsi le développement d’environnement dynamiques, qui permettent d’optimiser la surface par le partage et l’optimisation de l’occupation, et un dimensionnement basé sur le juste besoin de l’entreprise, implique un certain nombre de défis pour les RH, allant de la gestion du changement à l’adaptation des politiques et des pratiques pour répondre aux besoins des employés travaillant de manière plus flexible. Une approche proactive et une communication efficace sont essentielles pour surmonter ces défis avec succès.

Flexibilité de l’offre immobilier tertiaire

L’essor du télétravail a stimulé la croissance des espaces de coworking, avec une demande croissante de la part des entreprises de toutes tailles. Les espaces de coworking offrent un cadre contractuel plus flexible aux bureaux traditionnels et bail 3-6-9. De plus ils sont souvent très attractifs car aménagés de façon moderne sur des localisations très souvent prisées par les salariés du fait de leur accessibilité, environnement serviciel, ou encore de la qualité de l’architecture proposée.

Toutefois, les environnements de travail proposés ne sont pas toujours exemplaires en matière d’ergonomie (confort visuel, confort acoustique, densité des espaces). En effet, les opérateurs cherchent à amortir au maximum leurs coûts immobiliers et pour cela ils doivent optimiser l’occupation des m². Ainsi les ratios d’occupation peuvent aller jusqu’à 5 m² par poste contre 10 à 12 m² pour des aménagements tertiaires courant (la norme Afnor préconisant 11m² par poste).

C’est pourquoi ces deux dernières années certains opérateurs (investisseurs, institutionnels, bailleurs) ont développé une nouvelle offre qui mêle la flexibilité du coworking et ses avantages ultra serviciels recherchés par les entreprises, à une solution « clé en main » contractée sous la forme d’une prestation de service. À la croisée des chemins entre bureau traditionnel et coworking, le bureau opéré est un espace de travail privatif et indépendant alliant flexibilité et offre servicielle sur des surfaces disponibles sur le marché ou développées par l’opérateur pour répondant au besoin. Le contrat de prestation de service intègre, selon le bien immobilier retenu les aménagements sur mesure (travaux, mobilier, technologies, etc.), toutes les charges, taxes et services (exploitation, maintenance, sécurité, sûreté, services généraux, services aux occupants, etc.), jusqu’à l’office manager qui peut être inclus dans la prestation.

Cette offre est particulièrement intéressante pour les entreprises qui cherchent à externaliser leur gestion immobilière afin de se concentrer sur leurs activités principales. Ils offrent une flexibilité similaire à celle du coworking tout en fournissant une infrastructure plus stable et une gestion centralisée. La contrepartie est un engagement de 24 mois. L’entreprise obtient donc des locaux indépendants à son image, plug’n play avec un loyer fixe sur la durée de son contrat.

Conclusion

L’efficacité est un aspect important de l’avenir du travail car les organisations cherchent des moyens pour rationaliser leurs processus et maximiser la productivité. Améliorer leur marque employeur et optimiser leurs mètres carrés sont des objectifs interdépendants qui permettent d’attirer et également fidéliser les talents dans l’entreprise. En tirant parti des nouvelles technologies, en adoptant la flexibilité et en encourageant une culture de l’apprentissage, les organisations peuvent optimiser leurs opérations et permettre à leurs salariés de donner le meilleur d’eux-mêmes, ce qui contribue à développer une marque employeur solide et attractive.

Cela induit de réfléchir à l’organisation et à l’offre « espaces de travail » de manière à connecter les espaces de travail physiques et virtuels et à concilier bien-être et efficacité des salariés. Mais également de mettre en place des politiques d’animations des pratiques qui favorisent la pérennité de ces nouvelles conditions de travail.

Les entreprises cherchent à devenir plus agiles pour s’adapter rapidement aux changements du marché. Or avoir une structure organisationnelle plus légère en termes d’espace physique peut contribuer à cette agilité car cela permet d’ajuster rapidement ses espaces de travail en fonction des besoins changeants de l’entreprise et ceci à moindre coût. Le travail hybride, qui combine le travail au bureau et le travail à distance, donne l’opportunité aux entreprises de réévaluer leurs besoins en espace physique pour réduire leur immobilier tertiaire et évoluer vers des modèles plus flexibles.

Les espaces de coworking et les bureaux opérés continueront probablement à jouer un rôle clé dans cette transformation pour répondre à la demande croissante. Les entreprises se tourneront vers des solutions locatives plus flexibles permettant de modifier la superficie louée en fonction de la croissance, décroissance ou encore d’une meilleure gestion du travail hybride visant à proposer des offres alternatives de travail à distance à leurs employés.

Toutefois, il est important de noter que la décision d’optimiser ses m² doit être appréhendée de manière équilibrée en tenant compte des besoins spécifiques et des attentes des salariés en fonction de sa stratégie de marque employeur. Certaines entreprises auront certainement intérêt à maintenir des espaces physiques plus importants en fonction de leurs activités, des profils métiers recherchés, et autres enjeux stratégiques propres à leur stratégie de marque. Ainsi cette optimisation des m² doit s’inscrire dans une démarche globale en lien avec la vision stratégique de l’entreprise, notamment sa stratégie marque employeur, pour leur permettre l’adéquation de la ressource immobilière en conséquence.

  1. L’Observatoire IBET© – https://ibet.fr/ressources/observatoire ↩︎
  2. ACMS – https://www.acms.asso.fr/infographie-la-sedentarite-dans-les-entreprises/ ↩︎
  3. Manpowergroup – The great Realization – Monde du travail : le basculement – https://futureofwork-manpowergroup.fr/livres-blancs/the-great-realization/ ↩︎
  4. Manpowergroup – The New Human Age, Une nouvelle ère des talents pour révolutionner le monde du travail/ ↩︎

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