Projet I SPACE d’IPSOS : participatif, transversal, vertueux

Le Mazagran_Architecte Gaudin_Gentilly

Fin 2016, les collaborateurs d’Ipsos, société leader mondial des études de marketing, et d’opinion, ont emménagé dans leurs nouveaux bureaux : sans changer d’immeuble, ils ont cocréé de nouveaux espaces plus proches des valeurs de l’entreprise, plus en phase avec les attentes des utilisateurs et plus lisibles. Plus qu’un projet financier, de services généraux ou d’aménagement, c’est un projet d’entreprise, un travail sur l’expérience client et sur l’expression de la marque qui a été mené, accompagné par Aventive.

Nous avons demandé aux trois copilotes du projet de nous raconter leurs parcours et de nous donner leurs points de vue, sur chacun des aspects de ce projet.  

Le Pilote stratégique du projet, Patrice Bergen, cumule différentes fonctions, tant au sein d’Ipsos en tant que Directeur Général Délégué, et Directeur des fonctions supports et Corporate, que dans d’autres structures (Syntec, CCI de Paris).

Bruno Robert est Directeur des Services généraux et membre Arseg.Il a orchestré ce projet sur toutes ses phases en tant que Pilote du projet.

Enfin, Sylvie Gassmann, Directrice de Département au sein d’Ipsos UU spécialisé dans les études qualitatives sur les marques et la communication, a porté la vision des métiers des études et le point de vue des utilisateurs.

Quelques chiffres

©V.Fuchs

©V.Fuchs

  • 730 collaborateurs sur le site
  • 8 782 m2
  • RDC + 6 étages et un niveau de parking
  • 600 postes en espaces dynamiques
  • Livraison : novembre 2016
  • 100 % des effectifs sont en espaces ouverts
  • Un taux de partage variant de 60 à 75 % de l’effectif
  • Un taux d’espaces collaboratifs de 75 % de l’effectif en places assises

 

 

À l’origine du projet

La réflexion sur le projet a commencé dès 2013, soit 3 ans avant la fin du bail. « Nous étions dans un bâtiment dont les aménagements, dès leur origine, n’avaient pas rencontré l’assentiment des salariés. Nous souhaitions donc leur apporter davantage de confort et de satisfaction. Par ailleurs, nous nous devions de prendre en compte les nouvelles normes environnementales en vigueur et à venir. Enfin, nous avions l’objectif de diminuer le poste loyer », explique Patrice Bergen, « dans nos activités, le principal poste de dépense, après les Hommes, salariés permanents et enquêteurs, c’est l’immobilier. Dès que l’on souhaite réduire la facture des frais généraux, il faut réduire la facture immobilière, diminuer la consommation de fluides et travailler sur une meilleure occupation des locaux. Ces différentes observations nous ont conduits à repenser notre aménagement et notre immobilier ».

 

 

 

Un bâtiment comme un étendard

« Un éventuel déménagement faisait partie de nos pistes de réflexion », ajoute Bruno Robert, « Mais nous sommes particulièrement attachés à ce bâtiment visible et remarquable dans le paysage parisien, c’est un des emblèmes de la réussite d’Ipsos ».

 

Le Mazagran_Architecte Gaudin_GentillyEn 2002, Gentilly et Paris décident de réaménager ensemble la porte de Gentilly. La ville du Val-de-Marne décide alors de confier à Henri Gaudin, l’architecte du stade Charléty, situé côté Paris, la réalisation du bâtiment phare du projet. Le siège social de l’institut de sondage Ipsos, qui sort de terre en 2004, Le « Mazagran », devait à la fois protéger les gentiléens des contraintes du périphérique, mais aussi inscrire une continuité entre Paris, Gentilly et ses rues villageoises. Concrètement, le bâtiment se compose de deux vaisseaux distincts. Le premier, plus haut et protégé du bruit par une coque de verre, fait face au périphérique. Le deuxième, côté Gentilly, est plus bas et vient s’insérer dans la ville.

Pour gommer cette frontière artificielle du périphérique, l’architecte Henri Gaudin avait été choisi pour bien signifier ce lien entre le bâtiment Ipsos et le stade Charléty qu’il a conçu.

 

Dépasser la contrainte pour plus d’agilité

« La décision de rester dans le bâtiment a été assortie de la contrainte de diminuer les surfaces louées. »

Ipsos a donc décidé, après avoir étudié plusieurs hypothèses, de libérer et restituer au bailleur 3 plateaux situés à l’arrière du bâtiment, côté Gentilly (soit 1/3 de la surface louée) et de garder la partie du bâtiment donnant sur le périphérique, tout en garantissant davantage de confort aux collaborateurs sans diminuer les effectifs. Mieux, le bâtiment doit permettre d’accompagner la croissance d’Ipsos ! « Nous sommes une industrie de main d’œuvre, il fallait trouver une solution pour décorréler l’évolution du chiffre d’affaires, l’évolution des effectifs et l’évolution des mètres carrés. Le flex office est apparu comme une évidence. Ce parti-pris d’aménagement est arrivé en réponse à nos problématiques et contraintes, sans être la demande d’origine », explique Bruno Robert.

©C. Benard - Ipsos©V.Fuchs- Ipsos_23

 

 

 

 

 

 

 

 

Flex office

Le Directeur des Services généraux poursuit : « Nous avons optimisé le taux d’utilisation des postes de travail, quitte à ce qu’ils ne soient pas des postes de travail au sens strict du terme. Nous avons voulu exploiter le maximum de la capacité du bâtiment ». Comme les postes ne sont pas attribués, le clean-desk a été mis en place : les salariés doivent faire place nette en quittant leur poste de travail chaque soir. En échange, ils peuvent s’installer où ils le veulent. Les seuls postes encore attribués sont ceux des salariés soit en situation de handicap, soit avec des besoins en équipement particuliers, ou encore des stagiaires non équipés d’ordinateurs portables. Le projet a incité Ipsos à déployer plus rapidement les technologies facilitant la mobilité : chacun dispose d’un ordinateur portable, et chacun est équipé d’un softphone couplé à Skype for business pour passer et recevoir les appels vocaux.

©V.Fuchs- Ipsos_25

 

Faire émerger les besoins

« Pour choisir les espaces adaptés à chaque équipe, nous avons fait parler les salariés. Sur les deux ans qu’a duré le projet de réaménagement, nous avons passé 18 mois à recueillir leurs besoins et à expliquer les tenants et les aboutissants du projet, puis les 6 derniers mois à réaliser les travaux. Nous les avons interrogés sur ce qui n’allait pas dans les aménagements précédents, fait réagir sur différentes solutions et avons concrétisé leurs besoins », explique Bruno Robert.

« Auparavant, nous étions dans un faux open space où seuls les directeurs avaient des bureaux fermés. Aujourd’hui, l’open space est loin de ressembler à une salle des marchés ou à un grand plateau sans âme », ajoute Sylvie Gassmann, « Les espaces sont hétérogènes et diversifiés ! Dans ce projet, nous voulions faire fi d’une répartition traditionnelle et pyramidale des espaces.

L’idée était de bien déceler les usages nécessaires à chaque population d’Ipsos, car nous faisons tous des études, mais pas de la même manière. Entre un statisticien qui fait des algorithmes et un sociologue qui fait des études qualitatives, le métier n’est pas tout à fait le même. Nous avons donc observé la manière dont les gens travaillaient pour définir les espaces : le temps passé en réunion interne ou avec les clients, le besoin de silence complet… et en fonction de toutes ces données, nous avons délimité différents espaces. Ce n’est pas un open space, c’est notre multi-space ! »

 

 

De l’open space au multi-space

Pour rendre ce projet très participatif, Aventive a eu l’idée d’un appartement-témoin, le « hub », devenule Hub I Space, où les utilisateurs ont pu découvrir au fil de l’eau le projet au travers de présentations Lunch&Learn (animées notamment par les membres du comex), des solutions présentées par les fabricants (revêtement de sol, mobiliers…) et des expositions permanentes du projet. Tout le personnel Ipsos a ainsi été incité à venir voter pour son futur aménagement !©V.Fuchs- Ipsos_28

 

Passons aux étages. Les collaborateurs peuvent s’installer où ils le souhaitent, même si des zones ont été pré affectées à chaque équipe. C’est essentiellement à l’intérieur de ces zones que le collaborateur bouge, car c’est là que se trouve son casier personnel. Chaque équipe dispose également d’un certain nombre de rangements mutualisés dont la taille varie en fonction du métier. Une signalétique claire a été mise en place à chaque étage pour identifier les équipes et les espaces. La couleur spécifique de l’étage part du lieux de vie de l’étage et nous accompagne sur tout le plateau comme un fil conducteur. Le verbe et la lettre, au cœur des activités d’Ipsos, ont été travaillés sur les vitrages intérieurs par l’installation de cotations « inspirantes ». La signalétique rompt avec l’anonymat absolu du bâtiment et rend les étages vivants.

 

Le principe de l’aménagement n’est pas tant l’absence de poste de travail attribué que le choix de son environnement en fonction des tâches de la journée. Sur chaque plateau, il y a au minimum un espace de réunion pour 8 à 10 personnes, ainsi qu’un grand nombre de petites bulles vitrées pour s’isoler, et pour téléphoner sans déranger les collègues dans l’espace ouvert. Entre les business units s’alternent espaces silence et cafétérias. Dans les salles silence, conçues dans une ambiance bibliothèque, discussions et portables sont interdits. Les collaborateurs peuvent y travailler dans le calme. À chaque étage, une cafétéria constitue un lieu de détente. Enfin, des salles « Travailler autrement » permettent de se réunir avec son équipe pour des brainstormings créatifs.

Une diversité d’espaces très bien illustrée par Sylvie Gassmann : « Par exemple, pour vous appeler, je me suis mise dans une petite bulle isolée parce que j’ai besoin de parler tranquillement sans que tout le monde entende. Ensuite, je ferai un point avec mon équipe, avant de recevoir un fournisseur en salle de réunion. Puis je devrai travailler sur un dossier et j’irai deux heures en salle silence, idéale lorsqu’on veut analyser des données et écrire des rapports et qu’on a besoin de concentration. Enfin, je finirai dans l’espace collaboratif pour trier mes mails et échanger avec mon équipe. Ces différents espaces cassent la routine. Si nous avions tous eu des bureaux fixes, nous aurions dû sacrifier d’autres espaces et il y aurait eu 50 % de postes inoccupés par le personnel parti sur le terrain ou chez les clients. Les managers ont été exemplaires et ont joué le jeu de manière remarquable. Qu’il s’agisse du fondateur d’Ipsos, Didier Truchot, ou de tout le codir, ils changent eux-mêmes tous les jours d’espaces en fonction de leurs besoins. Le projet a amené une vision de la hiérarchie plus sympathique et constructive… plus humaine ! Cela crée une proximité et une désacralisation de la hiérarchie, dans le bon sens du terme ».

 

Communication et participation

« Comme 95 % des salariés Ipsos, ©V.Fuchs- Ipsos_29mon travail consiste à faire des études. C’est notre cœur de métier. En intégrant l’équipe projet, j’ai pu apporter un point de vue utilisateur, et m’occuper de l’accompagnement au changement avec Aventive. Chez nous, il y a beaucoup de fortes têtes : nous sommes une population avec une opinion, du caractère, une personnalité. Nous savions que le changement devrait être accompagné ! », explique Sylvie Gassmann.

Pour s’approprier les idées des collaborateurs, des réunions ont été organisées chaque mois avec un pool de correspondants de chaque business unit. Ipsos a réalisé un échantillon représentatif — métier oblige ! — de salariés de tous les services, de tous les âges, d’ancienneté variable, de différents niveaux hiérarchiques et métiers. Ces correspondants devaient remonter les besoins et les inquiétudes des équipes et expliquer les décisions prises. Le CHSCT a également été consulté. Parallèlement, le comex a animé plusieurs sessions de réunions à l’heure du déjeuner pour que tout le monde soit au même niveau d’information. Enfin, un intranet dédié a permis aux collaborateurs de suivre l’état d’avancement du projet.

 

« Le personnel était tellement bien renseigné en amont que les formations formelles prévues à la fin des travaux n’ont été que très peu suivies ! C’est le secret de la réussite de tout projet : anticiper, écouter, accompagner et tout préparer parfaitement en amont avant de se lancer dans les travaux », confie la Directrice des Études qualitatives. Une fois les lieux investis, les réunions se sont poursuivies pour obtenir un retour d’expérience de ce qui devait être amélioré.

 

Davantage de transversalité entre les lignes de métier

©V.Fuchs- Ipsos_31En mixant les business units par étage, l’objectif était de favoriser la collaboration et de faire cohabiter les univers. Malgré une organisation différente par service, il fallait une cohérence dans l’aménagement, afin de donner un sentiment d’unité et d’appartenance à Ipsos. « Nous avions besoin de décloisonner. L’idée était, au sens propre comme au sens figuré, d’ouvrir les portes, pour que les gens se voient et communiquent davantage. Nous ne voulions pas que, d’un étage à l’autre, on ait l’impression d’être dans une entreprise différente, mais de la cohérence et de la flexibilité dans l’usage », raconte Sylvie Gassmann.

Même si le groupe est à taille humaine, il est implanté au niveau international depuis les années 80 et présent maintenant dans 87 pays.     Le siège monde se devait d’être exemplaire : « Aventive n’a pas fait que faire tomber des cloisons ou installer davantage de salles de réunion, l’équipe a fait un véritable travail d’accompagnement et d’explication d’une part et nous a aidés à donner envie au personnel d’aller dans les nouveaux espaces pour oublier les frustrations qui s’étaient accumulées depuis 2004 et d’autre part accompagner notre transformation et notre nouveau positionnement dans le secteur des études « Total Understanding ».

« Les aménagements devaient laisser parler la personnalité de chacune des lignes de métier tout en préservant l’esprit du groupe et le sentiment d’appartenir à la même société, soit un même ensemble avec certaines spécificités qui peuvent s’exprimer. C’est un aménagement très participatif et très partagé après avoir été très discuté », conclut Patrice Bergen, .

 

Un immeuble plus « vert »

Hormis le travail sur la climatisat©C. Benard- Ipsosion qui se traduit par des économies d’énergie, des éclairages qui consomment moins, réalisés par une entreprise française, ont été mis en place. Ils sont 100 % LED avec détection de présence. Ipsos a également réalisé un travail de tri et de réduction de ses déchets. « Ce que nous avons appliqué au bureau, nous l’avons aussi appliqué au parking puisqu’on a réduit de moitié le nombre de places disponibles, incitant les collaborateurs à utiliser les modes de déplacement « responsables » et notamment les transports en commun (RER B et tram T2 à proximité) », explique Patrice Bergen.

 

 

 

Un réaménagement en site occupé

Ipsos a renégocié un nouveau bail le 1er janvier 2015, en gardant la totalité des surfaces dans un premier temps, avant de rendre ces surfaces en novembre 2016, au terme du bail de départ ». Fin novembre 2016, les travaux devaient donc être achevés et tout le monde installé. Le réaménagement en site occupé a pu se faire sans encombre et sans déranger les collaborateurs puisqu’il a suffi de les installer sur les plateaux libérés pendant les travaux. Le chantier a commencé au mois de mai 2016 et s’est étendu sur 6 mois.

©V.Fuchs- Ipsos_35

 

Le point de vue d’Aventive,

Aventive a eu la chance de travailler avec IPSOS depuis les toutes premières réflexions sur sa problématique immobilière et a accompagné le projet sur toutes ses phases  (février 2015 à février 2017).

 

Nous avons ainsi pu percevoir combien ce projet immobilier coïncidait avec des évolutions nécessaires tant au niveau de l’organisation des équipes que des pratiques de travail chez Ipsos. Aussi avons-nous mis l’accent sur une approche en cocréation pour accompagner le changement et ainsi dépasser le volet technique pour faire du projet « espace » un levier de facilitation de la transformation. Ipsos a perçu très vite que le volet humain était un gage de réussite de son projet et a organisé sa gouvernance autour de trois visions complémentaires.

L’aménagement proposé, parce qu’il est issu d’une longue phase de concertation, notamment en ateliers de conception avec les utilisateurs, est porteur des axes stratégiques du changement chez Ipsos. En effet, l’écoute active et itérative avec la direction et le collectif managérial a donné des orientations, en lien avec le projet d’entreprise et l’ADN d’Ipsos, qui ont été inscrites dans les objectifs du projet immobilier au même titre que les objectifs budgétaires (notamment sur la transversalité et l’agilité inter BU, l’exemplarité managériale…).

À mon sens, le choix d’une totale transparence de la part d’Ipsos a également été l’un des facteurs clés du succès du projet auprès des salariés. Les utilisateurs mobilisés et informés sur chaque étape ont pu constater la réelle prise en compte de leur contribution (y compris les membres du CHSCT et l’infirmière sollicités au titre d’experts et utilisateurs).

L’équipe Aventive est très fière d’avoir conçu puis accompagné la mise en œuvre de ce nouvel écrin au « Proud to be Ipsos »Isabel Trigon, Directrice Associée d’Aventive.

 

 

 

Aventive est intervenu dans le cadre d’une Assistance à Maitrise d’Ouvrage globale, comprenant les missions suivantes :

 

  •   Cadrage stratégique du projet et la définition du programme
  •   Conception puis réalisation des environnements de travail
  •   Accompagnement et conduite du changement (Comex, collectif managérial, utilisateurs, CHSCT)
  •   Maturation en cocréation avec l’utilisateur
  •   Facilitation du changement pour la compréhension et conduite du projet

 

 

 

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