L’immobilier, facteur-clé du change management

« Chez Aventive, nous disons à l’envie que l’homme est au cœur du projet. Nous y croyons, et nous le mettons en œuvre dès que l’occasion nous en est donnée. Nous refusons de reproduire systématiquement les schémas qui fonctionnent par ailleurs, nous sommes opposés à la duplication d’un projet à l’autre car nous sommes très attachés à mettre en place des environnements de travail et lieux vie porteurs de sens. Pour y parvenir, les espaces doivent à minima refléter les valeurs de ceux qui les occupent, et non celles de ceux qui les conçoivent. Pour y parvenir, le concepteur devra pouvoir appréhender l’expression d’un besoin en ayant la force de s’affranchir du carcan technico-temporel du projet. Nous avons eu l’opportunité, l’été dernier, de travailler sur une problématique originale lorsqu’un cabinet de Change Management nous a approchés pour traduire un programme purement social qu’il avait élaboré. Il nous a fallu comprendre, interpréter et mettre en perspective des solutions pour réaliser une opération complexe par sa nature et ses enjeux, s’agissant de trouver le site et l’aménager en conformité avec les attentes fortes qui nous avaient été exprimées. » _ Jean-Philippe Zucchiatti – Directeur Associé Aventive

Aventive a sollicité M. Thoai Phong Nguyen, Directeur Associé du cabinet Transformations, pour évoquer leur collaboration dans le cadre du projet d’amélioration du sens donné au travail et de l’engagement collectif au sein d’un grand groupe industriel français.

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Transformations est intervenu récemment pour des grands comptes dans le cadre d’importantes problématiques comportementales individuelles et collectives. Pouvez-vous nous présenter l’activité de votre société?

Notre cabinet est un conseil en changement et transformation d’entreprise. Partant d’un travail sur la culture et l’identité professionnelle de nos clients, nous intervenons sur les résistances au changement, qu’elles soient de nature psychologique, organisationnelle ou symbolique.  Nous travaillons notamment à la démystification des tabous ou la levée des peurs par des mises en situation forcément collectives. Il faut pour cela que le client soit courageux et nous fasse confiance, parce que tout changement, toute transformation engendre naturellement des réactions qui peuvent sembler négatives: pour nous, pas de guérison sans fièvre. La pire des situations étant l’absence de symptôme, soit parce que nous n’avons pas assez challengé le corps social, soit parce que cela indique un désinvestissement des collaborateurs dans leur travail.

En termes opérationnels, que proposez-vous à vos interlocuteurs?

Nous proposons une intervention sur les leviers soft et hard – c’est-à-dire que nous travaillons en même temps sur les comportements et les réceptacles de ceux-ci – qui peuvent être une démarche de traitement de problèmes, d’amélioration industrielle, de réorganisation ou toute approche qui permet aux « nouveaux comportements » d’être mis en œuvre avec une satisfaction individuelle et collective et, bien sûr, des améliorations soit des conditions de travail, soit de la performance. Nous nous appuyons sur des cabinets comme Aventive pour que l’environnement des mises en situation soit « auto-porté ». De ce fait, nous faisons le lien entre le consulting pur et le conseil en aménagements. Je veux également souligner que notre intervention survient généralement dans des situations critiques où le changement doit intervenir dans un délai aussi bref que possible. La problématique, bien que complexe, doit donc pouvoir être traitée rapidement. Un point positif au regard de cette urgence : les entreprises qui nous contactent le font parce qu’elles ont une vue claire des problèmes et qu’elles reconnaissent l’importance de travailler ces problématiques pour assurer le succès du projet de changement. Je considère d’ailleurs cette capacité à considérer ces questions comme une manifestation particulièrement forte et représentative de la culture d’une entreprise.

« L’espace, un levier majeur du projet de changement »

Cette situation d’urgence, vous l’avez rencontré encore récemment, au second semestre 2012, lors d’un projet mené pour le compte d’un grand groupe industriel français.

En effet, et on ne sera pas surpris au regard de l’actualité récente du secteur industriel, notre client souhaitait d’urgence trouver une réponse à une double problématique : d’abord, mobiliser l’engagement de son personnel, d’autre part maintenir sa compétitivité. Transformations a donc été sollicité pour travailler sur un projet pilote visant à redonner du sens au travail, à renouer avec la fierté d’être un industriel, à initier une plus grande autonomie individuelle et collective pour affronter les défis du secteur industriel par un regain d’initiative et de créativité. Sur ce dernier point, nous étions en présence d’une culture d’entreprise où le collaborateur est très accompagné au quotidien, peut-être au détriment de l’esprit d’initiative et l’un des enjeux du projet était donc de recréer un espace d’autonomie. Transformations a apporté une solution clés en main, comprenant l’ingénierie et la conception amont, le sourcing et brief des partenaires, prestataires et fournisseurs, la coordination de l’ensemble et une responsabilité budgétaire. D’après le programme mis au point, l’objectif était de sortir de l’usine, en alternance et par sous-groupes, un millier de collaborateurs qui suivraient un cursus annuel de six fois une semaine. En comptant des groupes de 60 personnes, il faudrait 30 mois pour que l’ensemble du personnel réalise le cursus complet.

C’est dans le cadre de ce programme que vous vous êtes mis en recherche d’un lieu adéquat.

L’espace constituait un levier majeur du projet de changement et devait répondre à des caractéristiques précises. En premier lieu, il fallait montrer de façon instantanée l’investissement de l’entreprise dans ce programme et sa volonté d’y mettre les moyens nécessaires. Pour autant, et au regard de la culture d’entreprise, il fallait que cet espace, pour qualitatif qu’il soit, évite tout excès et renvoie une image d’efficacité et de frugalité. Il y avait là un travail d’orfèvre à réaliser sur la perception des futurs utilisateurs afin de placer le curseur au bon endroit. Autre caractéristique recherchée, la mise à disposition d’équipements réutilisables puisqu’il s’agissait d’un espace pilote. Le site devait également permettre une grande mixité des espaces, entre activités industrielles en position debout, supports tertiaires, salles de résolution de problèmes, espaces spécifiques, lieux de vie collective inspirés par l’esprit « coopérative » en l’absence de personnels de support… Nous voulions également faciliter l’affichage et l’animation sur les murs afin de faciliter l’appropriation des lieux par les utilisateurs.

Esquisse-projet du « Mur des Défis »

Un tel espace n’était pas disponible au sein des installations du groupe ?

Le fait de travailler dans un espace en-dehors du Groupe correspondait à une volonté délibérée de sortir du branding habituel, de s’ancrer dans le territoire et de faire se rencontrer les différents espaces de vie professionnelle, mais aussi privée. Par conséquent, en dépit de délais très courts, nous avons choisi de chercher et créer ce lieu spécifique répondant aux objectifs du programme.

Vous évoquez une nouvelle fois l’urgence dans laquelle vous avez procédé. Pouvez-vous nous donner quelques repères temporels ?

Originellement, nous avions décidé de statuer sur les espaces vers la mi-juin 2012 pour un lancement fin septembre. Je n’étais cependant pas entièrement satisfait des solutions retenues et j’ai donc contacté Aventive pour trouver au plus vite un lieu plus adéquat. Il s’est avéré que le premier site retenu, quoique satisfaisant au regard du cahier des charges et des délais, ne répondait pas au budget puisqu’il induisait quelques travaux de rénovation lourde. Nous étions alors à la première semaine de juillet. Après échanges avec le client, nous avons décidé de confier à Aventive une mission en clés en main et de rééchelonner le projet : la première session ne se ferait pas sur le site définitif, les suivantes débutant à partir du 20 octobre. Il nous fallait donc un site pertinent à cette date.

Et ce site, vous l’avez trouvé!

Faisant preuve d’une belle réactivité, Aventive a en effet trouvé un site exceptionnel répondant à notre besoin. Les visites ont commencé le 25 juillet, le bail a été négocié dans la foulée, suivi par la conception et la réalisation des aménagements. Pour y parvenir, Aventive a su sortir du cadre et bousculer les habitudes, notamment en termes de planning. Au final, budget et délais ont été parfaitement tenus.

« La capacité à ne pas se réfugier dans les habitudes a été la clé du succès »

Pouvez-vous nous présenter ce site ?

Avec un grand plaisir! Il s’agit d’une véritable cathédrale industrielle d’environ 1000m², avec une grande hauteur sous plafond. On y renoue vraiment avec l’époque des splendeurs de l’industrie et l’affirmation de la fierté d’être un industriel. Il y a là un vrai geste architectural, un bâtiment de bâtisseurs pour des producteurs. Originellement dédiée aux métiers de la fonderie, nous avons d’ailleurs pu recréer un atelier de soufflage de verre dans les espaces de production. Comme prévu, nous y avons fait se rencontrer les espaces de production et les espaces tertiaires, sans masquer les uns aux autres. Quant aux aménagements, Aventive a proposé une solution originale et tout à fait dans l’esprit du projet, à savoir l’utilisation d’ossatures en bois plutôt que d’user de cloisons traditionnelles. La mise en œuvre de cette solution a permis un traitement haut de gamme d’un espace frugal.

Une ancienne fonderie…

… futur écrin du dispositif.

Sur le plan technique, eu égard à l’originalité du site et du projet, vous êtes-vous heurtés à des difficultés particulières ?

De mémoire, la problématique principale fut le traitement acoustique. La complexité des solutions à mettre en œuvre au regard de la qualité souhaitée a allongé le délai d’exécution pour cette partie, sans remettre en cause la mise en service du site à la date prévue. Il y aurait peut-être eu moyen d’aller plus loin sur ce que j’ai appelé la « salle de matchs », un espace de confrontations où exprimer de vive voix ses désaccords. Il faut avouer que la traduction en volumes d’un espace aussi comportemental mériterait un solide temps de réflexion. Voilà pour les marges de progrès, mais nous avons vraiment fait du site le lieu que nous voulions pour le projet, sans rencontrer de problème majeur en phase de réalisation et sans nécessité d’un SAV. Pour le coup, l’appellation « clés en main » s’est avérée parfaitement adéquate.

On peut donc parler d’un satisfecit global vis-à-vis de la réponse apportée au cahier des charges du projet ?

Absolument, mais je vais me permettre d’étayer ma réponse. Aventive a en effet su faire preuve de la compétence technique et de la créativité architecturale attendues de la part d’un tel cabinet, mais le point fort de leur réponse est d’avoir rapidement compris et traduit en volumes un cahier des charges qui n’étaient pas tant technique que conceptuel. Plus la demande d’un client est inhabituelle, plus il faut faire preuve d’agilité intellectuelle et culturelle. L’originalité du site proposé a ainsi facilité une prise de décision rapide et le macro-zoning proposé après la première visite s’est révélé déjà très proche du rendu final. Cette compréhension, la capacité à ne pas se réfugier dans les habitudes, en somme cette culture de service ont été les clés du succès. Je suis personnellement très satisfait de la richesse des échanges entre Aventive et Transformations, qui ont permis de créer le lieu correspondant aux besoins du projet.

« L’espace témoigne de l’attention portée au projet »

Le site est en fonction depuis plus de trois mois : pouvez-vous d’ores et déjà donner une mesure du succès de la mission?

S’agissant de l’opération globale et notamment sur le plan comportemental, il est trop tôt pour en donner une mesure objective et publique. Quant au site en lui-même, je dispose a contrario d’un faisceau de présomptions fortes et très positives. Tout d’abord, le lieu va de soi. Non seulement, il n’a fait l’objet d’aucune critique des utilisateurs, mais il a directement été intégré comme étant approprié par les utilisateurs, leurs encadrants et la Direction du Groupe. Celle-ci nous a d’ailleurs adressé ses félicitations tant pour le site en lui-même que pour une gestion efficace et appréciée des délais et du budget. Autre indice : l’appropriation du lieu par les utilisateurs. Comme je vous l’ai dit, il n’y a pas de services support, charge aux occupants d’entretenir le lieu. Or, non seulement, après trois mois d’utilisation, on n’observe aucune dégradation, mais il est même remarquablement propre et bien rangé. De plus, les utilisateurs se sont appropriés les murs, comme nous l’espérions, en multipliant les affichages, les fresques, etc. Notez cependant que, si je suis satisfait des installations, ce sera au client de juger de la pertinence globale du concept après une période d’observation de plusieurs mois.

Zoning: recherche de la meilleure articulation des espaces

L’expérience se révèle donc prometteuse, mais vous en avez souligné à de multiples reprises l’originalité : à quel point pensez-vous que ce type de projet est reproductible ?

Il est parfaitement reproductible à partir du moment où on considère que la réponse à un cahier des charges n’est pas tant affaire de technique, même si elle est bien entendue indispensable, que de réponse à un questionnement. Cette question n’est pas tant de créer un espace que de créer l’espace qui répond au projet du client. Il existe à mon sens trop de copier/coller des espaces d’un projet à l’autre : on raisonne trop en espaces standards et pas assez en espaces induisant les résultats espérés par le changement. Là où Aventive s’est illustré, c’est en considérant que trouver une solution adaptée fait partie du métier. En somme, c’est un retour aux fondamentaux du métier d’architecte et, puisque vous me demandez si ce type de projet est reproductible, je vous réponds que j’en suis convaincu dès lors qu’on sait faire preuve de la même créativité et de la même compréhension des enjeux.

Une solution originale à chaque projet conduit cependant à se poser la question des coûts.

L’espace bien conçu est toujours le plus rentable. Pensez aux gains en termes de temps/hommes, par exemple au raccourcissement du time sur market pour le lancement d’un produit, ou encore aux gains de temps pour le management quand vos collaborateurs ont une perception positive de leur environnement de travail ou sont induits par le lieu à comprendre l’importance du projet. L’espace témoigne de l’attention portée au projet. Dans le cadre d’ateliers de transition professionnelle que j’ai mis en œuvre récemment, grâce à un espace bien conçu, le climat de confiance s’est installé directement : le gain de temps a été considérable. De manière générale, je considère donc que l’investissement dans l’espace est compensé par le gain en temps/hommes. Il y a surcoût de l’espace si celui-ci n’est pas pertinent. Quand une entreprise souhaite lancer un projet majeur, un site comme celui co-construit par Transformations et Aventive joue un rôle majeur et constitue un investissement rentable.

Prestations Aventive

  • Traduction du programme de Transformations en programme architectural et technique
  • Construction du cahier des charges immobilier
  • Recherche de site en adéquation avec ce cahier des charges
  • Pré-négociation des aspects immobiliers, élaboration de la lettre d’intérêt et préparation du dossier de négociation finale
  • Etudes de conception niveau APS et consultation des entreprises
  • Contractualisation et réalisation «clé en main»

2 réponses à L’immobilier, facteur-clé du change management

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