Trouver l’équilibre entre intimité et collaboration

Collaborative WorkplacePour poursuivre une réflexion [i] que nous affirmons essentielle, tant l’organisation du lieu de travail impacte sur la performance générale des entreprises et administrations, Aventive vous soumet le compte-rendu d’une conférence organisée par la Harvard Business Review de Londres. Deux chercheuses de la société Steelcase y sont intervenues, sans faire mystère, chiffres à l’appui, des critiques exprimées sur les espaces ouverts. Le lien qu’elles dressent entre l’évolution indispensable des méthodes managériales et les espaces partagés comme outil de performance nous semblent particulièrement pertinent et c’est pourquoi nous vous en proposons la traduction ci-dessous.

Vous pouvez retrouver l’article dans sa version originale sur le site de Rullion Solutions.

 


 

Alors que l’économie mondiale poursuit sa transformation à grande vitesse et que les entreprises cherchent à augmenter la productivité du travail et dénicher les meilleurs talents, le besoin d’espaces de travail motivants ne cesse de croître. L’un des aspects de l’engagement des collaborateurs relève en effet de l’environnement physique dans lequel ceux-ci sont amenés à travailler et comment celui-ci impacte sur leur motivation, leur stress et leurs performances. Bien que de nombreux paramètres aient des répercussions sur cet engagement, le rôle de l’espace de travail est trop souvent négligé, comme le soulignent Christine Congdon, Global Director of Research Communications chez Steelcase, et Melanie Redman, Senior Design Researcher chez Steelcase également.

Intervenant lors d’un évènement organisé par la Harvard Business Review de Londres, Mmes. Congdon et Redman témoignent que les individus sont de plus en plus demandeurs d’intimité dans les espaces de travail, pas seulement du fait d’un besoin de concentration, mais également pour faire face à l’intensité des stimulations extérieures de toutes sortes émanant de leur environnement. Or, le problème récurrent de l’organisation des espaces ouverts, devenus aujourd’hui la forme standard de conception des lieux de travail, est de ne pas trouver le bon équilibre entre le travail collaboratif et interactif d’une part, l’intimité et l’isolement d’autre part. « Ce n’est pas que les espaces ouverts soient une mauvaise chose en soi. Ils promeuvent la collaboration mais cependant, la crainte, révélée par les individus, d’être exposés a fini par inhiber le processus interactif et provoquer du stress et du désengagement », affirme Melanie Redman, qui poursuit : « le challenge est donc de trouver le bon équilibre entre apprendre, socialiser et interagir et trouver le temps et l’espace où se concentrer et être seul ». Atteindre cet équilibre se révèle critique compte tenu de l’étroite corrélation entre la façon dont les individus se sentent au travail et l’implication dont ils font preuve.

Cet argument prend un poids particulier à la lecture des résultats d’une enquête mondiale réalisée récemment par Gallup [ii] concernant l’engagement des salariés. La définition du salarié impliqué considère que celui-ci est émotionnellement investi dans son travail et cherche quotidiennement à créer de la valeur pour l’organisation qui l’emploie. Selon cette étude, seulement 13% des salariés, consultés dans 142 pays, se disent fortement impliqués au travail, alors que les salariés désengagés seraient près du double ! Ces données justifient qu’y soit portée une grande attention considérant les bénéfices d’une force de travail dont l’engagement se traduit en productivité et profitabilité croissantes d’une part, usure et absentéisme décroissantes d’autre part.

L’engagement des collaborateurs : le bon équilibre entre individualité et collectif ?

Tout individu a autant besoin de solitude que d’interactions sociales, ce qui explique que certains employés prennent parfois des mesures extrêmes pour s’isoler et, à d’autres moments, se montrent enthousiastes dans les interactions avec leurs collègues. Ces attitudes dépendront de la nature de leur activité, de leur personnalité (introverti/extraverti) comme de leur humeur. Susan Cain, auteur du best-seller Quiet, n’affirme-t-elle pas que les introvertis ne sont pas timides mais simplement plus sensibles aux stimulations extérieures ? « Ces personnes peuvent être extrêmement créatives et intelligentes : comment pouvez-vous maximiser leur potentiel en concevant des bureaux qui correspondent à leurs besoins ? » Une question particulièrement pertinente étant donné que 30 à 50% de la population serait constituée d’introvertis. Ainsi, pour Melanie Redman, des personnes différentes requièrent des espaces différents et, dès lors, le meilleur environnement de travail est celui qui offre choix et contrôle à ses occupants. Certaines personnes ont ainsi besoin d’un endroit où ranger leurs affaires quand d’autres se satisfont pleinement d’être mobiles et de travailler sac sur le dos.

Privacy @WorkLe fait que les besoins et les humeurs des individus varient se répercute sur la façon dont ils vont répondre à leur environnement physique et, dès lors, l’organisation du lieu de travail impactera sur leurs performances. Certains jours, nous avons besoin de l’énergie transmise par nos collègues, d’autres jours de nous isoler pour nous concentrer. Malheureusement, la conception classique des espaces tend à limiter les possibilités de s’esseuler, résultant en un surplus de stress et une force de travail moins engagée et productive. Certaines organisations affirment disposer d’espaces permettant à leurs collaborateurs d’être seuls ou de se couper momentanément du sentiment d’être exposés dans leurs bureaux ouverts, mais en réalité, les salariés ne se sentent pas réellement autorisés à utiliser ces espaces. Pire encore, l’espace privatisable se révèle parfois être un cube de verre située à côté du bureau du manager, ce qui annihile toute utilisation possible ! « Il faut s’assurer que les chefs sont capables de dire qu’il n’y a pas de problème à s’isoler ponctuellement ou même à aller faire un tour », confirme Melanie Redman.

Les espaces ouverts sont censés promouvoir la collaboration, mais la majorité des employés de Steelcase eux-mêmes avouent ne pas réellement les apprécier du fait du manque d’intimité. Selon une étude conduite par le fabricant de mobilier de bureau, ce besoin est universel et transculturel. La nécessité d’explorer l’impact de l’intimité (ou de son absence) sur l’engagement des collaborateurs est née d’échanges tenus sur les media sociaux et affirmant que les espaces ouverts sont un facteur de stress. Les individus se sentent exposés dans ce type d’environnement. Ils y ressentent une perte croissante de contrôle sur l’information, personnelle et professionnelle ; en d’autres termes, ils perdent le contrôle à la fois de ce qu’ils dévoilent aux autres (données, informations, conversation ou emails personnels) et de ce qui leur parvient (le bruit et l’activité de leurs collègues, les emails et les messages instantanés, etc.). Or, la perception du contrôle sur son environnement est étroitement liée à l’appréciation du lieu de travail et à l’engagement.

Intimité et collaboration s’enrichissent mutuellement!

Selon une enquête conduite par Steelcase, 98% des salariés se disant fortement engagés reconnaissent avoir « la possibilité de se concentrer aisément » sur leurs lieux de travail et citent cette caractéristique comme le facteur le plus important de leur satisfaction. Ils ont également « la possibilité de travailler en équipe sans être interrompus » ainsi que « le loisir de choisir où travailler selon la tâche à réaliser », soit deux autres facteurs critiques pour obtenir un engagement et une satisfaction maximaux. A contrario, les salariés fortement désengagés et insatisfaits se débattent au milieu des interruptions et ressentent un contrôle minimal sur le lieu et la façon de faire leur travail, seuls 15% d’entre eux affirmant pouvoir se concentrer facilement.

Les espaces ouverts fonctionnent lorsque leurs occupants ont des espaces où se déplacer et peuvent être mobiles. Être enchainé à son poste de travail s’oppose à cette mobilité. Mmes. Congdon et Redman ne nient pas que les espaces partagés soient importants pour le travail collaboratif et l’échange d’idées, néanmoins, une collaboration constante finit par réduire la diversité de pensées du fait de l’effet de groupe et il est donc essentiel d’offrir davantage d’opportunités d’isolement. Afin de favoriser l’engagement des collaborateurs, les organisations doivent absolument parvenir à comprendre que ce besoin d’intimité au travail ne compromet pas la collaboration. En réalité, « en développant les possibilités d’intimité, il est possible d’enrichir et renforcer les activités collaboratives », affirme Melanie Redman. Les organisations peuvent mettre en œuvre une large gamme de stratégies pour donner à leurs salariés le contrôle du lieu et de la façon de travailler et de gérer leur vie privée. Il est cependant nécessaire de rappeler que le succès dépendra beaucoup de la culture d’entreprise et qu’une Direction qui se fond dans ce type de comportement au travail donne une permission implicite à ses collaborateurs d’en faire de même.

Le meilleur résumé de ces échanges se trouve probablement dans le paragraphe de conclusion d’un article rédigé par Christine Congdon, Melanie Redman et Donna Flynn (Director of Steelcase’s WorkSpace Futures Research Group) et publié dans l’édition d’octobre 2014 de la Harvard Business Review : « l’espace ouvert n’est fondamentalement ni bon ni mauvais. La clé d’espaces de travail performants réside dans la valorisation des individus auxquels on offre des choix permettant de contrôler leur environnement. Lorsqu’ils peuvent choisir où et comment travailler, ils sont davantage en mesure de tirer de l’énergie et des idées de leurs collègues comme de se ressourcer via des moments d’intimité. La possibilité de se mouvoir aisément du temps collaboratif au temps individuel crée un rythme – se rassembler pour penser à plusieurs à un problème puis s’isoler pour laisser les idées mûrir – est essentielle pour les organisations modernes. »

Par Sophie Line.

 


 

[i] Voir nos articles « Transformations numériques & Immobilier », « Espaces de travail : encadrer ou innover ? », « L’open-space, trop vite diabolisé », etc.

[ii] Gallup – Employee Engagement

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